• Delegado de protección de datos para colegios


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Más de 30 colegios confían en nosotros como delegado de protección de datos

Somos el delegado de protección de datos de más de 30 centros educativos: colegios concertados y entidades titulares de redes de colegios. Conocemos el día a día de un centro: la matrícula, las plataformas educativas, las fotos de las excursiones, las familias que piden información y las inspecciones de la AEPD.

La ley obliga a todos los colegios a tener delegado de protección de datos. Nuestro trabajo es que ese cargo sirva de verdad: que dirección, secretaría y profesorado sepan qué hacer y que el centro pueda demostrarlo si alguien lo pregunta.



Los problemas que resolvemos en los colegios

  • Plataformas educativas. Google Workspace for Education, Microsoft 365 y las apps de comunicación con familias exigen contrato, evaluación de impacto y configuración adecuada. La AEPD ya ha multado a un colegio por implantar Google Workspace sin esas garantías.
  • Imágenes de alumnos. Fotos y vídeos en la web, en redes sociales, en las revistas del centro o grabados por las familias en los festivales.
  • Matrícula y formularios. Cláusulas informativas, consentimientos y documentación que se pide a las familias, sin pedir más datos de los necesarios.
  • Datos de salud y necesidades educativas. Informes médicos, alergias, orientación y medidas de apoyo, con acceso solo para quien lo necesita.
  • Comunicación con familias. Grupos de mensajería, correo del profesorado y uso de dispositivos personales.
  • Videovigilancia, control de accesos y brechas de seguridad. Desde el cartel de la cámara hasta qué hacer si se pierde un listado o un ordenador.
  • Canal de denuncias. Los centros con 50 o más trabajadores deben tenerlo por la Ley 2/2023. Lo implantamos y actuamos como gestor de las comunicaciones dentro del comité del centro.

Qué incluye nuestro servicio de DPO para colegios

  • Diagnóstico inicial del centro y plan de adecuación por prioridades.
  • Documentación adaptada al colegio: registro de actividades de tratamiento, cláusulas de matrícula, consentimientos de imagen y contratos con proveedores.
  • Formación al claustro y al personal, en directo o grabada, con certificado de asistencia.
  • Atención a familias y a la AEPD: solicitudes de acceso, reclamaciones y requerimientos, en plazo.
  • Revisión anual y seguimiento continuo a través de nuestra plataforma de gestión.

Casos reales en colegios

Algunos de los asuntos que hemos resuelto como delegado de protección de datos de colegios concertados. Los contamos sin identificar a los centros.

Matrícula de una red de colegios en varias comunidades

Revisamos los impresos de matrícula 2026-2027 de ocho colegios concertados. Se repetían los mismos fallos: centros de Cataluña que remitían a la AEPD en lugar de a la autoridad catalana, impresos pensados para la escuela pública usados en un concertado, autorizaciones de imagen que decían cosas distintas según el idioma y la cuota del AMPA mezclada con la matrícula. Corregimos cada documento con el formato «lo que pone / lo que debe poner», que secretaría aplica en minutos.

Webs de colegios y cookies

En varias webs, quien mantenía la página activaba herramientas con cookies por su cuenta. En lugar de contratar una plataforma de consentimiento para todos los centros, revisamos qué cookies eran necesarias de verdad, quitamos el resto y simplificamos las webs: menos coste y menos riesgo.

Código de conducta, medios digitales e IA

Rehicimos el código de conducta del personal de una red de colegios y lo completamos con políticas breves de medios digitales, inteligencia artificial y desconexión digital. El personal firma solo un «recibí», sin compromisos que provoquen rechazo en el claustro.

Canal de denuncias desde cero

Implantamos el canal de la Ley 2/2023 en dos colegios que no lo tenían, con un comité de ética en el que está la dirección del centro y en el que actuamos como gestor de las comunicaciones. En otra red tramitamos ante la autoridad autonómica el cambio de responsable del sistema.

Datos que no deberían estar

Al revisar el inventario de tratamientos de varios colegios apareció la huella dactilar, aunque ningún centro ficha con huella. La eliminamos: un registro que no refleja la realidad es lo primero que se nota en una inspección.

Por qué los colegios trabajan con Auratech

  • Especialización en educación: más de 30 centros educativos confían en nosotros como delegado de protección de datos.
  • Experiencia con redes de colegios: trabajamos con entidades titulares de varios colegios concertados, con criterios comunes y adaptados a cada colegio.
  • 42 reseñas de 5 estrellas en Google de clientes que trabajan con nosotros.
  • Canal de denuncias: formación de Experto Universitario en Sistema Interno de Información (UNED).

El curso escolar, mes a mes

La protección de datos en un colegio sigue el calendario del curso. Así se reparte el trabajo del delegado a lo largo del año:

MesQué toca
SeptiembreMatrícula, autorizaciones de imagen, altas de personal y formación de inicio de curso.
Octubre – noviembreFormación del claustro y revisión de las plataformas y apps nuevas.
DiciembreFestivales: fotos y grabaciones de las familias.
Enero – marzoRevisión anual del registro de tratamientos y de los proveedores; preparación de la admisión.
Abril – junioAdmisión, excursiones, fin de curso, conservación y destrucción de documentación.
Todo el añoPeticiones de familias (por ejemplo, de padres separados), incidencias y requerimientos de la AEPD.

Cómo empezamos

  1. Primera conversación. Nos cuenta cómo funciona el centro y qué le preocupa.
  2. Diagnóstico y propuesta. Revisamos la situación y le proponemos un plan y un presupuesto a medida.
  3. Designación y puesta en marcha. Comunicamos la designación del delegado a la AEPD y empezamos por lo más urgente.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio que un colegio tenga delegado de protección de datos?

Sí. El artículo 34.1.b) de la LOPDGDD obliga a designarlo a los centros docentes de cualquier nivel educativo y a las universidades. En los colegios concertados lo designa la entidad titular del centro.

¿Puede el delegado de protección de datos del colegio ser externo?

Sí. El RGPD permite que el delegado sea un profesional externo con contrato de servicios. Es la opción habitual en colegios, porque evita conflictos de interés con la dirección y aporta experiencia de otros centros.

¿Hace falta consentimiento para publicar fotos de los alumnos?

Sí, para la web, las redes sociales o las publicaciones del centro. Hasta los 14 años lo dan los padres o tutores; a partir de esa edad, el propio alumno (artículo 7 de la LOPDGDD).

¿Qué plazo tiene el colegio para responder a una familia que pide sus datos?

Un mes desde la solicitud, prorrogable dos meses más en casos complejos, avisando a la familia. El delegado se ocupa de que la respuesta llegue en plazo y sea correcta.

¿Trabajáis con colegios fuera de Madrid?

Sí. Trabajamos con centros de toda España, con seguimiento a distancia y reuniones presenciales cuando hacen falta.

¿Puede un padre separado pedir las notas de su hijo?

Como regla general, sí: los dos progenitores con patria potestad tienen derecho a la información académica de sus hijos, salvo que una resolución judicial lo limite.

¿Pueden las familias grabar el festival del colegio?

Para uso personal, sí. Publicar esas imágenes en redes sociales es otra cosa, y el colegio debe recordarlo a las familias antes del acto.

¿Puede ser delegado alguien del propio colegio?

Puede, pero no quien decide sobre los datos, como la dirección o la entidad titular, porque habría conflicto de intereses.


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