Pagar la IA no protege los datos de tus clientes: lo que cuenta es el tipo de cuenta

¿Puede tu empresa meter datos de clientes en la IA? Depende mucho menos de la herramienta (ChatGPT, Claude, Gemini, Grok o Copilot) que del tipo de cuenta con la que se usa. Una cuenta personal, aunque sea de pago, funciona con condiciones de consumidor. En cambio, una cuenta de empresa bien contratada convierte al proveedor en encargado del tratamiento, con contrato y garantías. En este artículo repasamos qué dicen hoy los términos de cada proveedor. Además, explicamos qué debe hacer una empresa antes de dejar que su equipo trabaje con IA.

La pregunta correcta: ¿con qué cuenta se usa la IA?

Casi todos los proveedores ofrecen dos mundos distintos:

• Planes personales (gratuitos o de pago). Se rigen por condiciones de consumidor. El proveedor no firma con tu empresa un contrato de encargado y, en varios casos, puede usar las conversaciones para entrenar sus modelos.
• Planes de empresa (Business, Team, Enterprise, API o la versión incluida en Google Workspace o Microsoft 365). El proveedor trata los datos por cuenta de la empresa, con un acuerdo de tratamiento de datos (DPA). Además, se compromete a no entrenar con ellos.

La diferencia es jurídica, no técnica. El RGPD obliga al responsable a elegir «únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes» (artículo 28.1). Con una cuenta personal no existe ese contrato. Por tanto, no hay encargado que elegir: hay un tercero que recibe los datos de tus clientes con sus propias reglas.

Datos de clientes en la IA: qué dice cada proveedor

Hemos revisado las condiciones y los centros de ayuda oficiales de cada proveedor en octubre de 2026. Cambian con frecuencia, así que conviene revisarlas antes de contratar.

OpenAI (ChatGPT)

• Free, Go, Plus y Pro (cuentas personales). OpenAI indica que en estos planes el uso de datos para entrenar está activado por defecto. Se puede desactivar en Configuración > Controles de datos > «Mejorar el modelo para todos». Los chats temporales no se usan para entrenar, aunque OpenAI puede conservarlos hasta 30 días. Además, si el usuario valora una respuesta con el pulgar, OpenAI puede usar toda esa conversación para entrenar, aunque haya desactivado la opción.
• Business, Enterprise y Edu, y la API. Por defecto, OpenAI no usa ese contenido para entrenar sus modelos. Su DPA incorpora las cláusulas contractuales tipo de la UE. Para clientes del Espacio Económico Europeo, la parte contratante es OpenAI Ireland.
• Residencia en Europa. OpenAI la ofrece para Enterprise, Edu y la API, y solo en espacios de trabajo o proyectos nuevos. ChatGPT Business no aparece en esa lista.

Anthropic (Claude)

• Free, Pro y Max. Desde el 28 de agosto de 2025, cada usuario elige si sus conversaciones sirven para entrenar. Si lo acepta, Anthropic conserva los datos hasta 5 años; si no, 30 días.
• Team, Enterprise, Education y la API (también a través de Amazon Bedrock o Google Cloud Vertex AI). Se rigen por los términos comerciales. Anthropic no entrena con esas entradas y salidas, y el DPA se incorpora automáticamente con las cláusulas contractuales tipo.
• Matiz práctico. Si un usuario de Team o Enterprise valora una respuesta, esa conversación puede usarse para entrenar. El administrador puede desactivarlo con la opción «Rate chats».

Google (Gemini)

• App de Gemini con cuenta personal de Google. Con «Guardar actividad» activado, Google usa las conversaciones para mejorar sus servicios. Eso incluye entrenar modelos. Además, revisores humanos examinan una parte de ellas, desvinculadas de la cuenta, y las revisadas se conservan hasta tres años. El propio Centro de Privacidad de Gemini recomienda no introducir información confidencial.
• Gemini dentro de Google Workspace (ediciones aptas, incluida Education). Google no usa los datos para entrenar sin permiso del cliente y el contenido no pasa por revisión humana. Además, Gemini respeta los permisos y controles de la organización, y el tratamiento se rige por el Anexo de Tratamiento de Datos de Cloud.
• Excepciones dentro de Workspace. Gemini Notebook y Gemini en Chrome no cuentan con las certificaciones ISO o SOC del resto, según el Centro de privacidad de Workspace. Gemini Notebook, además, no sigue la región de datos ni la prevención de pérdida de datos (DLP) de la organización.

xAI (Grok)

• Grok con cuenta personal (grok.com, app o X). xAI reconoce que puede usar las conversaciones para entrenar. Se puede desactivar en Ajustes y existe un modo privado que borra el chat en un plazo de hasta 30 días. Su propia FAQ recomienda no compartir datos personales ni sensibles.
• Grok para empresas y API. xAI declara que no entrena con esos datos y que firma un DPA con sus clientes empresariales. También borra las conversaciones a los 30 días. Sin embargo, su FAQ empresarial no indica dónde se almacenan los datos ni ofrece una opción europea.
• Contexto regulatorio. En abril de 2025, la autoridad irlandesa de protección de datos (DPC) abrió una investigación sobre X. Su objeto es el uso de publicaciones de usuarios europeos para entrenar Grok.

Microsoft (Copilot)

• Copilot con cuenta Microsoft personal. Su página de controles de privacidad permite excluir las conversaciones del entrenamiento; por tanto, si el usuario no lo hace, pueden usarse. Las cuentas de organización quedan fuera.
• Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot con cuenta de trabajo (Entra ID). Se aplica la protección de datos empresarial. Microsoft actúa como encargado, con su DPA. Además, no usa las instrucciones ni las respuestas para entrenar modelos fundacionales.
• Dos excepciones que pocos leen. Las búsquedas web que Copilot lanza a Bing quedan fuera de ese régimen. En ellas, Microsoft actúa como responsable independiente y el EU Data Boundary no las cubre. Tampoco lo están, por ahora, los modelos de Anthropic que Microsoft integra en Copilot.

Resumen

Por qué pagar una cuenta personal no protege los datos de clientes en la IA

ChatGPT Plus o Pro, Claude Pro o Max y las suscripciones de pago de Gemini o Grok siguen siendo cuentas personales. Por tanto, el pago mejora las funciones, pero no cambia las condiciones de privacidad. Tampoco basta con desactivar el entrenamiento, porque eso no crea un contrato de encargado ni da a la empresa control sobre las cuentas.

Desde el punto de vista jurídico, cuando un empleado pega datos de clientes en una cuenta personal ocurren tres cosas:

1. Puede vulnerarse el deber de confidencialidad. El RGPD exige tratar los datos con una «seguridad adecuada» (artículo 5.1.f). A su vez, la LOPDGDD extiende ese deber a todas las personas que intervienen en el tratamiento.
2. Puede haber una brecha de seguridad. El RGPD define la violación de seguridad como, entre otras, «la comunicación o acceso no autorizados» a datos personales. Por eso, la empresa debe documentarla y valorar si el riesgo obliga a notificarla a la AEPD en 72 horas.
3. La empresa responde. El RGPD obliga a garantizar que quien actúa bajo su autoridad trate los datos «siguiendo instrucciones del responsable» (artículo 32.4). Si no hay instrucciones ni herramientas autorizadas, el fallo es de organización, no solo del empleado.

Lo que casi nadie cuenta: no solo están en juego los datos personales

El análisis no termina en el RGPD. Muchas empresas suben a la IA contratos, ofertas, precios o código. Esa información puede ser un secreto empresarial. Sin embargo, la Ley 1/2019 de Secretos Empresariales solo lo protege si su titular ha adoptado «medidas razonables» para mantenerlo en secreto. Si la empresa permite que esa información viaje a cuentas personales sin control, puede debilitar su propia protección ante un litigio.

Además, los acuerdos de confidencialidad con clientes suelen prohibir comunicar su información a terceros sin autorización. Por eso, antes de usar IA con documentación de un cliente, conviene revisar también el contrato con ese cliente.

Datos de clientes en la IA corporativa: qué revisar antes

La cuenta de empresa es condición necesaria, pero no suficiente. Antes de autorizarla, revisa al menos esto:

• Contrato y transferencias. Comprueba la entidad contratante y el DPA. Revisa también la base de las transferencias a Estados Unidos: cláusulas tipo o Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. El Tribunal General desestimó en septiembre de 2025 el recurso contra este marco. Esa sentencia se recurrió ante el Tribunal de Justicia en octubre de 2025.
• Configuración de la consola. Desactiva lo que no necesites: valoraciones que alimentan el entrenamiento, enlaces compartidos, conectores con otras aplicaciones y retención excesiva.
• Registro de actividades. Incorpora al proveedor como encargado y, si procede, actualiza la información que das a clientes y empleados.
• Evaluación de impacto. Valora si es necesaria cuando haya datos de salud, de menores o tratamientos a gran escala.
• Decisiones sobre personas. Si la IA interviene en selección, evaluación del desempeño o decisiones sobre clientes, revisa también las reglas sobre decisiones automatizadas. Lo explicamos en nuestro artículo sobre algoritmos e IA en RRHH.
• Minimización. Aunque la cuenta sea corporativa, sube solo lo necesario. En su decálogo de enero de 2026, la AEPD aconseja describir un caso ficticio. En el ámbito laboral, pide además no incluir información confidencial de la entidad, de su personal o de sus clientes.

El ejemplo de los colegios

Un caso real que vemos a menudo: un docente quiere subir la lista de su clase a Gemini para hacer grupos. Con la cuenta del centro en Google Workspace for Education y Gemini activado por el administrador, los datos quedan bajo el mismo contrato que el Drive del colegio. Eso sí, el centro debe recoger ese uso en su registro de actividades. En cambio, con el Gmail personal del docente, no hay contrato alguno. Aun así, el criterio de minimización sigue vigente: para hacer grupos, basta con iniciales o un número de lista. Lo explicamos con más detalle en nuestro artículo sobre la primera sanción de la AEPD a un colegio por Google Workspace.

Lo que hace la propia AEPD con la IA

La AEPD publicó en enero de 2026 su resumen de obligaciones para la gestión de la IA generativa. Es un documento interno, pero marca el estándar que la autoridad se aplica a sí misma. Entre otras medidas, prevé:

• Contratar servicios externos «en modalidad empresarial».
• Prohibir los sistemas de IA no registrados en el inventario corporativo.
• Incluir cláusulas de no reutilización de datos en los contratos con proveedores.
• Restringir el uso a usuarios formados y autorizados.

Por tanto, es una buena referencia de lo que la propia autoridad de control considera una práctica correcta.

Formación: la obligación cambió en julio de 2026, la responsabilidad no

El Reglamento de IA obligaba desde febrero de 2025 a garantizar, «en la mayor medida posible», un nivel suficiente de alfabetización en IA del personal. Sin embargo, el Reglamento (UE) 2026/1744, en vigor desde finales de julio de 2026, rebajó ese artículo 4. Ahora las empresas deben adoptar medidas «para apoyar la promoción» de esa alfabetización, sin garantizar un nivel concreto.

Aun así, la formación sigue siendo imprescindible. El RGPD exige instrucciones claras a quien trata datos y la AEPD limita el uso de la IA a personas formadas. Además, en caso de incidente, poder demostrar que la plantilla estaba formada es una de las mejores pruebas de diligencia de la empresa.

Plan de acción en 5 pasos

1. Inventario. Averigua qué herramientas de IA usa ya tu equipo, también con cuentas personales.
2. Contratación. Elige uno o dos proveedores con plan de empresa, DPA y condiciones de transferencia claras.
3. Política de uso. Define qué datos se pueden subir a cada herramienta, qué está prohibido y quién autoriza los casos dudosos.
4. Formación. Explica a la plantilla la diferencia entre cuenta personal y cuenta de empresa, y qué hacer si alguien se equivoca.
5. Protocolo de brechas. Prevé cómo actuar si alguien ya ha subido datos de clientes a una cuenta personal.

En resumen, los datos de clientes en la IA solo deben ir a cuentas de empresa con contrato, bien configuradas y respaldadas por una política clara.

¿Necesitas ayuda para ordenar el uso de la IA en tu empresa?

En Auratech Legal ayudamos a empresas y centros educativos a usar la IA con seguridad jurídica. Preparamos la política de uso, revisamos los contratos con los proveedores, actualizamos el registro de actividades y formamos a la plantilla. Para revisar tu caso, consulta nuestro servicio de asesoramiento en inteligencia artificial o nuestra formación en protección de datos y alfabetización en IA.

Preguntas frecuentes

¿Puedo meter datos de clientes en la IA gratuita si desactivo el entrenamiento?

No es recomendable. Desactivar el entrenamiento no crea un contrato de encargado ni da a la empresa control sobre la cuenta. Para datos de clientes, utiliza un plan de empresa con DPA.

¿El chat temporal o el modo privado es suficiente?

No. Reduce el uso para entrenar, pero los datos siguen llegando al proveedor con condiciones de consumidor y se conservan durante un tiempo.

¿Gemini en Google Workspace es tan seguro como Drive?

En las ediciones aptas, Gemini se rige por el mismo anexo de tratamiento de datos que el resto de Workspace. Hay excepciones, como Gemini Notebook, que conviene revisar.

¿Qué hago si un empleado ya subió datos de clientes a una cuenta personal?

Trátalo como un posible incidente de seguridad. Documenta qué datos se subieron y pide que se borre la conversación. Después, valora el riesgo y decide si hay que notificar a la AEPD en 72 horas.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico sobre un caso concreto. Términos de los proveedores revisados en octubre de 2026.