Algoritmos e IA en RRHH: qué debe informar la empresa a sus trabajadores desde el 5 de octubre de 2026

Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas deben informar a los trabajadores sobre algoritmos por escrito. La obligación alcanza a cualquier sistema algorítmico o automatizado que decida sobre jornada, turnos, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo o despido. No basta con decir que existen: también hay que explicar las pautas, criterios y reglas con que funcionan. Lo exige el artículo 3.2.k) del Real Decreto 723/2026.

La información se entrega antes de que empiece la relación laboral. En los contratos vigentes, la empresa tiene 30 días hábiles desde que el trabajador la pida. Además, esta obligación individual se suma a otras tres: la información al comité de empresa, el RGPD y el Reglamento europeo de IA. Por eso conviene tener claro algo desde el principio: el aplazamiento a 2027 de las obligaciones de alto riesgo del Reglamento de IA no retrasa ninguna de las demás.

¿Qué exige el Real Decreto 723/2026 sobre algoritmos?

El Real Decreto 723/2026 obliga a la empresa a informar por escrito de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Si esos sistemas deciden sobre condiciones de trabajo, la información debe incluir cómo funcionan. El real decreto transpone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes. Sin embargo, la letra k) no procede de esa directiva: es un añadido español que el propio preámbulo apoya en el Reglamento europeo de IA.

Qué dice exactamente el artículo 3.2.k)

Entre los elementos que la empresa debe comunicar por escrito, el artículo 3.2.k) incluye:

«La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Lo anterior incluirá las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de los citados sistemas cuando se empleen para la toma de decisiones relativas a la determinación, la fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo, tales como la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, de la progresión profesional, del lugar de trabajo o de la extinción del contrato.»

Fíjate en dos detalles. Primero, la norma dice «algorítmicos o automatizados», así que no exige inteligencia artificial. Segundo, la lista de decisiones es abierta («tales como»), de modo que otras condiciones de trabajo también pueden entrar.

Cuándo hay que entregar la información

• Nuevas contrataciones: antes del inicio de la relación laboral (artículo 7.1).
• Contratos vigentes a 5 de octubre de 2026: en 30 días hábiles desde que el trabajador lo solicite, salvo que ya tenga esa información (disposición transitoria única).
• Cambios en el sistema: lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surta efecto (artículo 7.3).

Este último punto es fácil de pasar por alto. Imagina que después del 5 de octubre instalas un software de turnos o cambias sus reglas. En ese caso debes informar también a la plantilla antigua. Además, no hay que esperar a que nadie lo pida: la disposición transitoria remite al plazo del artículo 7.3.

A quién se aplica y en qué formato

Se aplica a todas las empresas, sin umbral de plantilla, en relaciones laborales de más de cuatro semanas. Hay reglas propias para pescadores, gente de mar, relaciones laborales especiales y personal empleado público (artículo 2). La información puede ir en el contrato o en un documento aparte. Puede entregarse en papel o en formato electrónico, siempre que el trabajador pueda guardarla e imprimirla. Además, la empresa debe conservar prueba de la entrega (artículo 6).

¿Qué cuenta como «sistema algorítmico o automatizado»?

A efectos del Real Decreto 723/2026, un sistema algorítmico o automatizado es cualquier herramienta que aplica reglas o modelos para fijar o cambiar una condición de trabajo. La clave es que el cálculo no lo hace una persona caso por caso. Lo relevante es si el sistema decide o condiciona la decisión. La tecnología que use importa poco.

En la práctica, la frontera no siempre es evidente. Esta es la clasificación que aplicamos en nuestras revisiones. Se trata de una interpretación de Auratech, no de un criterio oficial:

Si dudas con una herramienta, hazte una pregunta: ¿cambiaría algo para el trabajador si el sistema diera otro resultado? Si la respuesta es sí, lo prudente es informar. Para el fichaje biométrico, revisa nuestro análisis sobre el fichaje con huella dactilar.

Las cuatro capas de transparencia que se aplican a la vez

Informar a los trabajadores sobre algoritmos no se agota en el Real Decreto 723/2026. Cuando una empresa usa un sistema automatizado para gestionar personas, convergen cuatro normas distintas. Cada una tiene destinatario, plazo y contenido propios.

La capa colectiva: el comité de empresa

El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores procede de la llamada «Ley Rider» (Real Decreto-ley 9/2021, tramitado después como Ley 12/2021). Reconoce al comité de empresa el derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de IA. Se refiere a los que afectan a las condiciones de trabajo y al acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

Este derecho no es teórico. En su sentencia 101/2025, de 4 de julio, la Audiencia Nacional consideró que una empresa de contact center vulneró la libertad sindical. La empresa se había negado a explicar al sindicato, a través de sus delegados, el sistema con el que asignaba las libranzas. El tribunal la condenó a pagar 6.250 euros y a facilitar la información. Recuerda que los delegados sindicales tienen los mismos derechos de información que el comité. La información individual del Real Decreto 723/2026 no sustituye a esta: son obligaciones acumulativas.

La capa de protección de datos

Un sistema que decide sobre trabajadores trata datos personales. Por tanto, el RGPD exige informar de las decisiones automatizadas del artículo 22 y dar información significativa sobre la lógica aplicada (artículos 13.2.f y 14.2.g). Fuera de ese supuesto, explicarlo sigue siendo recomendable. Además, el artículo 22 protege frente a decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado. Se aplica cuando la decisión produce efectos jurídicos o afecta significativamente a la persona. Un despido o la denegación de una promoción son ejemplos claros.

Por otro lado, el uso de sistemas innovadores para evaluar a personas en el ámbito laboral suele exigir una evaluación de impacto (artículo 35). La lista de la AEPD recoge, entre otros, la evaluación de personas (incluido el desempeño en el trabajo), las decisiones automatizadas y el uso de nuevas tecnologías. Cuando concurren dos o más criterios, la evaluación será necesaria en la mayoría de los casos. En RRHH es habitual que coincidan varios. Si tu empresa ya tiene la información de protección de datos para empleados, revísala: probablemente no menciona estos sistemas. En nuestra asesoría en protección de datos es una de las primeras cosas que actualizamos.

La capa de inteligencia artificial: qué aplica ya y qué llega en 2027

El Reglamento (UE) 2026/1744, conocido como Ómnibus digital sobre IA, cambió el calendario. Retrasó al 2 de diciembre de 2027 las obligaciones de los sistemas de alto riesgo del anexo III. Ese anexo incluye los sistemas usados para seleccionar personal, decidir promociones o despidos y evaluar el rendimiento. También los que asignan tareas según el comportamiento o los rasgos personales de cada trabajador. Desde esa fecha, el artículo 26.7 obligará a avisar a los representantes y a la plantilla afectada antes de implantar uno de estos sistemas.

Sin embargo, el aplazamiento no lo cubre todo. Las prohibiciones del artículo 5 ya rigen, entre ellas la de usar sistemas de reconocimiento de emociones en el trabajo, salvo por razones médicas o de seguridad. Además, el artículo 4 ya se aplica y, tras el Ómnibus, obliga a adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal que usa estas herramientas. Ya no exige garantizar un nivel concreto, pero sí actuar. Una formación documentada del equipo es la forma más sencilla de acreditarlo.

¿Qué dijo la AEPD en su advertencia sobre IA en selección de personal?

El 23 de septiembre de 2026, la AEPD difundió su advertencia AI-00009-2026. Iba dirigida a una empresa que quería usar IA para cribar y puntuar currículums. La herramienta serviría para procesos de selección y de movilidad interna. El sistema todavía no funcionaba. Por eso, la Agencia actuó de forma preventiva con la herramienta del artículo 58.2.a) del RGPD.

La AEPD recordó estas garantías:

• Protección de datos desde el diseño y por defecto, desde las primeras fases del proyecto.
• Evaluación de impacto si el tratamiento pudiera entrañar un alto riesgo.
• Información clara a los candidatos sobre el tratamiento y el papel de la herramienta.
• Intervención humana efectiva: quien decide debe valorar críticamente el resultado y no asumir la puntuación de forma automática.
• Respeto del artículo 22 del RGPD y medidas técnicas y organizativas adecuadas.

Es una advertencia, no una sanción. Aun así, anticipa el estándar que la Agencia aplicará. Si tu empresa usa IA con candidatos externos, revisa también nuestro artículo sobre el uso de currículums de LinkedIn en selección.

¿Hay que explicar el algoritmo entero?

No. Para informar a los trabajadores sobre algoritmos, la norma pide las «pautas, criterios y reglas de funcionamiento». No exige el código fuente ni los parámetros internos de un modelo de aprendizaje automático. En cambio, sí conviene explicar qué variables usa y su peso relativo. El objetivo es que el trabajador entienda qué datos se usan, qué factores pesan y qué consecuencias puede tener el resultado.

La guía del Ministerio de Trabajo Información algorítmica en el ámbito laboral (mayo de 2022) incluye una herramienta con preguntas muy útiles. Por ejemplo: qué decisiones se automatizan, qué variables usa el sistema y qué peso tiene cada una. También pregunta por sus reglas e instrucciones y por la intervención humana cualificada. No es una norma, pero es la mejor referencia para medir el nivel de detalle.

La guía aclara que la información exigida por el RGPD y el artículo 64.4.d) no obliga a facilitar el código fuente. Es razonable aplicar el mismo criterio al Real Decreto 723/2026, que es posterior. Por otro lado, el secreto empresarial puede limitar que se revele la implementación técnica. En cambio, no justifica negar la información sobre la lógica de la decisión.

¿Qué es una intervención humana «efectiva» y cómo se demuestra?

Una intervención humana es efectiva cuando quien decide puede apartarse del resultado del sistema. Para ello necesita autoridad, información y tiempo, y debe usarlos cuando procede. Que alguien firme lo que propone la máquina no basta.

Para poder demostrarlo, recomendamos tres evidencias sencillas:

1. Un procedimiento escrito que diga quién revisa, qué revisa y con qué criterios puede corregir el resultado.
2. Un registro de las decisiones en las que el revisor se apartó de la propuesta del sistema.
3. Formación específica de los revisores sobre las limitaciones y los sesgos de la herramienta.

Un registro en el que nunca hay correcciones es una señal de alarma. Normalmente indica que la revisión es formal y no real.

¿Qué hay que exigir al proveedor del software de RRHH?

Casi ninguna pyme desarrolla sus propios algoritmos. Lo habitual es contratar un software de RRHH, de turnos o de selección. Aun así, la empresa sigue siendo la responsable de informar a los trabajadores sobre algoritmos. Para hacerlo necesita que el proveedor le dé la información.

• Contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Si no lo tienes, revisa qué debe incluir el contrato de encargado.
• Documentación funcional del sistema: datos de entrada, variables, lógica de decisión y salidas.
• Aviso previo de cambios en las reglas o el modelo, para poder cumplir el plazo del artículo 7.3.
• Información sobre pruebas de sesgo y sobre las medidas de supervisión humana que permite la herramienta.

Esta es la parte que más se atasca en la práctica. Por eso, el inventario y la revisión de proveedores suelen ser el primer encargo de un delegado de protección de datos externo. Ocurre casi siempre que una empresa introduce IA en recursos humanos.

Paso a paso para informar a los trabajadores sobre algoritmos

1. Haz inventario de las herramientas que intervienen en jornada, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo o despido.
2. Prepara una ficha por sistema: finalidad, datos de entrada, criterios, resultado y quién revisa.
3. Redacta la cláusula o el anexo informativo para las nuevas contrataciones.
4. Define el procedimiento para responder en 30 días hábiles a la plantilla vigente.
5. Informa al comité de empresa, si lo hay, conforme al artículo 64.4.d).
6. Actualiza la información de protección de datos y el registro de actividades de tratamiento.
7. Decide y documenta si es necesaria una evaluación de impacto.
8. Revisa los contratos con los proveedores de software.
9. Fija el protocolo de revisión humana y su registro.
10. Forma al equipo que usa las herramientas (artículo 4 del Reglamento de IA).
11. Guarda la prueba de entrega: quién recibió qué versión y cuándo.

Tres casos prácticos

Una cadena de restauración que genera los turnos con software

El programa reparte los turnos según la previsión de ventas, la disponibilidad declarada y las horas acumuladas. En este caso, hay que informar a cada nueva incorporación de esos tres criterios y de cómo se resuelven los empates. Si el proveedor añade una nueva variable, la empresa debe comunicarlo a toda la plantilla y al comité lo antes posible, y como tarde el día en que se aplique. Ojo con variables como el absentismo: si incluye bajas por enfermedad, el sistema puede resultar discriminatorio.

Una consultora que usa una herramienta de selección con puntuación

Para los candidatos externos rigen el RGPD y el criterio de la AEPD. Además, desde diciembre de 2027 se aplicará el Reglamento de IA. Sin embargo, si la misma herramienta se usa para la movilidad interna, entra también el artículo 3.2.k): afecta a la progresión profesional de quien ya es trabajador.

Una empresa comercial que calcula las comisiones en una hoja de cálculo

No hay inteligencia artificial, pero sí un sistema automatizado que fija el salario variable. Además, el artículo 3.2.f) ya exige informar del modo de cálculo de los conceptos variables. Por tanto, las reglas deben figurar en la información escrita. Normalmente bastará con describir la fórmula en lenguaje claro.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatorio informar a los trabajadores sobre algoritmos?

La obligación individual existe desde el 5 de octubre de 2026, fecha de entrada en vigor del Real Decreto 723/2026. La información al comité de empresa es obligatoria desde 2021 por el artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores.

¿Tengo que informar si no tengo comité de empresa?

Sí. El Real Decreto 723/2026 impone una obligación individual, que no depende de que exista representación legal. Lo que no se aplica sin comité es la capa colectiva del artículo 64.4.d).

¿Afecta a las empresas pequeñas?

Sí. El real decreto no fija un umbral de plantilla. Basta con tener relaciones laborales de más de cuatro semanas y usar un sistema automatizado que decida sobre condiciones de trabajo.

¿Qué pasa con los trabajadores que ya estaban contratados?

Si lo piden, la empresa debe darles la información en 30 días hábiles. Además, cualquier cambio posterior al 5 de octubre de 2026 debe comunicarse sin esperar a la solicitud.

¿Se ha aplazado a 2027 la regulación de la IA en recursos humanos?

Solo una parte. El Ómnibus de IA retrasó al 2 de diciembre de 2027 las obligaciones de los sistemas de alto riesgo del anexo III, entre ellos los de empleo. En cambio, ya se aplican el RGPD, el Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 723/2026. Del Reglamento de IA rigen el artículo 4 y las prohibiciones del artículo 5, como la de reconocer emociones en el trabajo.

¿Necesito el consentimiento del trabajador para usar estos sistemas?

Normalmente no. En el ámbito laboral, el consentimiento rara vez es libre y no suele ser la base adecuada. Lo que se exige es informar y tener una base jurídica válida. Si la decisión es totalmente automatizada y afecta significativamente al trabajador, solo cabe en los supuestos del artículo 22.2 del RGPD. Además, hay que garantizar la intervención humana y el derecho a impugnar la decisión.

¿Qué sanción tiene no informar?

No informar por escrito de los elementos esenciales del contrato es una infracción leve del artículo 6.4 de la LISOS, con multa de 70 a 750 euros. Si se vulnera el derecho de información de los representantes, la infracción es grave (artículo 7.7), de 751 a 7.500 euros. A ello pueden sumarse las sanciones del RGPD y, como mostró la Audiencia Nacional, indemnizaciones por vulnerar la libertad sindical.

¿Quién debe preparar la información: RRHH, el DPO o el proveedor?

Lo ideal es un trabajo conjunto. RRHH conoce las decisiones, el proveedor conoce el sistema y el delegado de protección de datos conecta ambos con el RGPD. Además, sin la documentación del proveedor es casi imposible explicar las reglas con precisión.

En resumen

Informar a los trabajadores sobre algoritmos ya no es una buena práctica opcional: es una obligación escrita, individual y con plazo. Si tu empresa usa software para decidir turnos, salarios o promociones, el primer paso es saber exactamente qué herramientas tiene y qué deciden. A partir de ahí, la cláusula, la evaluación de impacto y la revisión de proveedores son trabajo ordenado. Si quieres apoyo con ese inventario, en Auratech lo hacemos dentro de nuestro servicio de abogados de inteligencia artificial para empresas y, si ya somos tu DPO, dentro del servicio de DPO externo.

Para un análisis más amplio de los límites del control tecnológico en el trabajo, consulta nuestro artículo sobre nuevas tecnologías de control empresarial.

Última revisión normativa: 5 de octubre de 2026.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico sobre un caso concreto.