La AEPD ha publicado recientemente diferentes resoluciones acerca de la prohibición o no de usar los números de teléfono de los trabajadores para añadirlos en grupos de Whatsapp de la empresa.
Dichas resoluciones pueden parecer contradictorias entre sí, lo cual ha provocado una confusión de cara al público. Fueron publicadas con apenas días de diferencia entre unas y otras.
Ejemplos de estas sentencias son los siguientes:
Resolución del 22 de septiembre de 2021 de la AEPD sobre grupo de Whatsapp de club deportivo
La AEPD sancionó a un club deportivo al pago de 4.000€, por añadir a dos grupos de Whatsapp a una antigua usuaria sin su consentimiento.
Señaló la vulneración del:
- Art. 6 RGPD, referente al consentimiento del afectado a la hora de permitir que se incluya su número de teléfono dichos grupos.
- Art. 5 RGPD, referente a la conservación de los datos personales más del tiempo necesario.
Mencionó también la AEPD que proporcionar un número de teléfono a terceros supone una vulneración de su confidencialidad.
Resolución del 9 de enero de 2023 de la AEPD sobre grupos de Whatsapp de empresa
En este caso, un trabajador presentó reclamación contra su empresa ante la AEPD
El motivo de la reclamación fue la inclusión en un grupo de WhatsApp de la empresa sin su consentimiento.
En dicho grupo de WhatsApp, al tratarse de una empresa de logística, se difunde información laboral (rutas de reparto, ubicación de furgonetas, etc).
Se consideró que esta información difundida se considera necesaria para desarrollar la relación laboral del trabajador con la empresa.
Ante esta situación, la AEPD se pronunció determinando que la inclusión del número de teléfono del trabajador en grupos de WhatsApp con fines laborales estaría amparada en el contrato de trabajo, o bien en el cumplimiento de las normas de los convenios.
También menciona en su resolución el principio de minimización de datos, es decir, “los adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines perseguidos”, y el principio de confidencialidad, lo cual quiere decir “que no vayan a ser accedidos por personas ajenas.
En relación con el caso, la AEPD considera que la empresa reclamada cumple con estos principios. De esa forma, descarta cualquier conducta que atente contra el correcto tratamiento de los datos personales de sus trabajadores.
Además, señala el cumplimiento por parte de la empresa del deber de informar a sus trabajadores: “ha informado a los trabajadores de la finalidad del tratamiento en los grupos de whatsapp creados con la finalidad de utilizar esta vía de comunicación en asuntos relacionados con el contrato de trabajo, condiciones laborales, organización y desarrollo de tareas de trabajo y reparto y manteniendo la confidencialidad sobre ellos.”
Resolución del 10 de enero de 2023 de la AEPD
Una empleada de limpieza que desempeñaba su trabajo en una comunidad de vecinos presentó reclamación ante la AEPD.
El motivo de esta reclamación fue la inclusión de su número de teléfono en el grupo de WhatsApp de la comunidad de vecinos en la que trabajaba.
Ante esta situación, la AEPD determinó que ni el cumplimiento de los convenios ni el contrato de trabajo son motivo de justificación de la inclusión del número de la reclamante en el grupo de WhatsApp de la comunidad de vecinos en la que trabajaba.
Pronunciamiento de la AEPD ante la disparidad de estas resoluciones sobre grupos de Whatsapp de empresa
La AEPD señala: “La necesidad de tratamiento habrá de ponderarse caso a caso“.
Añade también que las empresas podrán utilizar los datos personales de los empleados para hacerles llegar las nóminas, turnos, y otro tipo de comunicaciones laborales.
No obstante, crear un grupo de WhatsApp con el resto de compañeros de la empresa podría suponer un tratamiento de datos desproporcionado respecto a los fines iniciales.
Por ello, aconseja la AEPD que se proporcione un móvil de empresa al trabajador, para evitar el uso de sus números de teléfono personales.
Además, señala la posibilidad de que los afectados faciliten los datos referentes a su email y a su número telefónico particulares, siempre y cuando exista un consentimiento voluntario previo por parte de estos. El trabajador podrá oponerse posteriormente a su tratamiento ejerciendo los derechos de oposición o supresión.
La Agencia concluye añadiendo que un contrato de trabajo “no legitima a la empresa a solicitar a los trabajadores todos esos datos“.
Por tanto, la legalidad de los grupos de Whatsapp de empresa deberá atenderse caso por caso, haciendo un estudio de las circunstancias que se produzcan en cada uno de ellos.
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