Tras la entrada en vigor en 2019 de la Directiva 2019/1937 de la UE de Protección de los Denunciantes de Infracciones, también conocida como “Directiva Whistleblowing”, se dio paso a la obligación por parte de las empresas de habilitar un canal de denuncias interno.

De esa manera, los empleados o cualquier tercero que estuviera o no relacionado con la empresa, podrán formular denuncias anónimamente.

A través de dichas denuncias podrán informar sobre todo aquel comportamiento presuntamente ilegal o alejado de la ética de la empresa. 

El Consejo de Ministros aprobó recientemente el Anteproyecto de Ley encargado de regular la protección de aquellas personas que informen sobre corrupción, sirviendo de transposición de la Directiva mencionada. 

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias interno es aquel procedimiento de alerta que se implementa en una empresa, con el objetivo de detectar la existencia de presuntas malas prácticas en la misma, y ponerlo en conocimiento de la unidad responsable del cumplimiento normativo.

Los denunciantes, a través de ese canal, transmitirán la información de manera segura, evitando así cualquier riesgo de filtración que dañe la reputación de la empresa o perjudique al denunciante. 

La finalidad de la implantación del canal de denuncias en las empresas no es otra que proteger a los informantes. 

De esa manera, los informantes podrán formular denuncias, pudiendo optar por hacerlo de manera anónima, si así lo desean. 

Ventajas de implantar un canal de denuncias en la empresa

La implantación de un canal de denuncias en la empresa lleva aparejada consigo una serie de ventajas:

  1. Detectar a tiempo aquellas conductas delictivas que, de no ponerles freno, con el tiempo se agravarían y supondrían perjuicios económicos, organizativos y reputacionales para la empresa.
  2. Al ofrecer la posibilidad de presentar denuncias anónimamente, se incentivará la participación por parte de los empleados a la hora de denunciar hechos delictivos de los que sean conocedores.
  3. La investigación interna de la empresa acerca de estos conflictos permitirá resolver los mismos internamente, sin necesidad de acudir a los tribunales.
  4. Se favorecerá la transparencia del funcionamiento de la empresa, así como su ética.

 

¿Qué empresas están obligadas a implantar un canal de denuncias?

Tendrán el deber de implantar un canal de denuncias:

  • Todas aquellas empresas privadas que cuenten con más de 50 trabajadores en su plantilla
  • Las empresas públicas que tengan menos de 50 trabajadores, siempre y cuando no pertenezcan a municipios de menos de 10.000 habitantes. 
  • Aquellas empresas que se vean afectadas por la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
  • Las empresas que dediquen su actividad a productos y mercados financieros.
  • Todas las Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
  • Las Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
  • Aquellas empresas con un programa de compliance.
  • Las empresas que cuenten con un Plan de Igualdad, ya que han de implementar un canal de denuncia del acoso sexual o por razón de sexo.
  • Aquellas empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo si tienen la presencia de menores. De esa manera, podrán reportar situaciones de acoso o violencia.

Requisitos mínimos del canal de denuncias

Todo canal de denuncias ha de ser seguro y eficaz, y deberá de garantizar la transparencia del procedimiento en todo momento. Además, ha de cumplir con los siguientes requisitos: 

  1. Asegurar la confidencialidad del denunciante. 
  2. Permitir el anonimato si el informante así lo desea.
  3. El canal de denuncias deberá ser fácilmente accesible no sólo para aquellos que formen parte de la empresa, sino para aquellos terceros que hayan podido ser testigos de una irregularidad o actuación ilegal. 
  4. Obligación por parte de la empresa de avisar a los empleados y al comité de empresa de la existencia del canal de denuncias. Deberá informarles del procedimiento a seguir, el objetivo de la implantación del mismo y formato de presentación de la denuncia.
  5. Necesidad de enviar un acuse de recibo al denunciante dentro del plazo de los siete días siguientes a la recepción de la denuncia. 
  6. Realizar una revisión periódica que asegure el correcto funcionamiento del canal de denuncias en la empresa. 

 

Responsable de la tramitación de las denuncias

Toda empresa deberá nombrar a un Responsable del Sistema de Información Interno, que será el encargado de recibir, organizar y recibir las denuncias.

Éste responsable podrá ser una sola persona o bien un órgano colegiado, y será quien decida si las denuncias han de tramitarse y, por ello, se inicie un proceso de investigación interna.

Algunas de las denuncias contendrán información sensible, por lo que el Responsable del Sistema de Información Interno deberá de tratar con la diligencia necesaria las mismas, y podrá estar asistido por un proveedor externo, es decir, un gestor de canal de denuncias externo.

 

Cómo implementar un canal de denuncias en la empresa

Las pautas a tener en cuenta a la hora de implementar un canal de denuncias en la empresa son las siguientes: 

  1. Establecer las distintas vías de comunicación que podrán utilizarse para realizar y recibir las denuncias, e informar a los empleados de las mismas. 
  2. Crear un Reglamento del canal de denuncias.
  3. Se deberá nombrar un Responsable del Sistema de Información Interno.
  4. Crear y establecer un protocolo de actuación a la hora de tramitar y gestionar las denuncias. 
  5. Se deberá llevar un libro-registro de las denuncias, ya sean recibidas o tramitadas, así como la resolución de las mismas. 
  6. Informar sobre la existencia y reglamento del canal de denuncias. 

 

Funcionamiento del canal de denuncias

El funcionamiento del canal de denuncias ha de ser sencillo, eficaz y accesible a todos los empleados y terceras personas que mantengan una relación con la empresa o sean conocedoras de una práctica en contra del ordenamiento jurídico en el seno de la empresa:

  • En primer lugar, el denunciante emitirá una denuncia o comunicación a través del canal de denuncias facilitado por la empresa.
  • Tras ello, el Responsable del Sistema de Información gestionará y estudiará dicha comunicación, determinando si debe ser admitida a trámite. Estudiarán si existen indicios de que se esté cometiendo o no la irregularidad manifestada.
  • La organización contará con un plazo de 7 días para comunicar al denunciante la recepción de su denuncia.
  • En el caso de que se decida tramitarla, contarán con un plazo de 3 meses para investigar e instruir acerca de los hechos denunciados.
  • En caso de que el caso sea de especial complejidad, dicho plazo podrá extenderse 3 meses más.
  • Todas las denuncias presentadas deberán de guardarse en un libro-registro, al cual tendrá acceso la autoridad judicial, en caso de que se dé un procedimiento judicial.
  • Respecto al periodo de retención de información el plazo máximo de conservación del libro-registro, éste será de 10 años. 
  • Se notificará a todas aquellas personas u organismos que se vean afectados por la tramitación de la denuncia en cuestión. 
  • Finalizada la investigación, se producirá la resolución del expediente. Tres posibles resultados:
    • Archivo de la denuncia.
    • Adopción de medidas disciplinarias.
    • Comunicación a las Autoridades correspondientes.

             

 

Sanciones a empresas que no tengan canal de denuncias implementado

La necesidad de establecer un canal de denuncias obligatorio para las empresas irá aparejada a sanciones que se impondrán a todas aquellas empresas que, teniendo el deber de hacerlo, no las implementen.

Una infracción leve será, a modo de ejemplo, incumplir con la obligación de colaborar en la investigación de una denuncia.

Una infracción grave será, entre otras, vulnerar el deber de secreto en aquellos casos que no puedan ser calificados como infracción muy grave. 

Respecto a la infracción muy grave, un ejemplo sería adoptar cualquier represalia contra el denunciante, derivada de su comunicación.

A pesar de que no haya una sanción específica para aquellas empresas que, teniendo el deber de implementar un canal de denuncias no lo hagan, serán igualmente sancionadas, por considerarse incumplimiento de la Ley. 

Para cualquier consulta, en Auratech Legal Solutions estaremos a su disposición.

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