El canal de denuncias, también llamado sistema interno de información, es obligatorio para muchas empresas desde la Ley 2/2023. Su finalidad es permitir que trabajadores, colaboradores y otras personas vinculadas comuniquen infracciones normativas o conductas irregulares con garantías de confidencialidad y protección frente a represalias.
En este artículo vamos a tratar...
Qué empresas están obligadas
Con carácter general, deben contar con sistema interno de información las empresas privadas con 50 o más personas trabajadoras. También pueden estar obligadas entidades de determinados sectores o actividades aunque tengan menos plantilla, especialmente cuando la normativa sectorial lo exige.
El canal interno debe permitir comunicaciones escritas o verbales, garantizar confidencialidad, permitir anonimato cuando proceda y contar con un responsable del sistema.
Qué debe incluir un canal de denuncias
- Procedimiento claro de recepción, gestión e investigación de comunicaciones.
- Garantía de confidencialidad de la identidad del informante y personas afectadas.
- Protección frente a represalias.
- Posibilidad de comunicaciones anónimas, cuando el sistema lo permita.
- Plazos de acuse de recibo, análisis y respuesta.
- Información sobre el canal externo ante la autoridad competente.
- Medidas de protección de datos y conservación limitada de la información.
Canal de denuncias y protección de datos
El canal puede tratar información muy sensible: hechos denunciados, identidad de personas, pruebas, conflictos laborales o posibles infracciones. Por eso debe configurarse con acceso restringido, trazabilidad, información a usuarios, plazos de conservación y medidas de seguridad adecuadas.
Errores frecuentes
- Usar un buzón de correo genérico sin procedimiento ni garantías.
- No informar a la plantilla sobre cómo usar el canal.
- No nombrar responsable del sistema.
- No documentar investigación, plazos y decisiones.
- Conservar comunicaciones más tiempo del necesario.
- No coordinar el canal con protección de datos, compliance y recursos humanos.
Fuentes oficiales recomendadas
Conclusión
Implantar un canal de denuncias no es solo abrir un correo. La empresa debe diseñar un sistema con garantías, plazos, confidencialidad, protección de datos y capacidad real de gestionar las comunicaciones recibidas.
Muy buen enfoque del canal de denuncias: claro, práctico y centrado en la protección del informante. Coincido en tratarlo como Sistema Interno de Información con gobierno, confidencialidad y medidas anti-represalia. Como checklist operativo, añadiría: acuse en 7 días, respuesta en 3 meses, registro seguro con acceso mínimo, y EIPD/DPIA si procede por el tratamiento de datos.